きっかけは顧客からの提案。蓋を開けると改善点は多かった。

取り組むきっかけは、顧客からの提案です。一つ契約を結ぶにも、見積書や契約書、注文書など発注書類が多く、紙でのやりとりでは資源も時間もかかってしまっていました。それを、お客様のシステムを利用することでペーパーレスかつスムーズにやりとりができるようになりました。さらに、社内のスペース事情でプリンターの台数を減らしたいと考え始め、この取り組みを本格的に始めました。毎月の発注書類が約600件と膨大で、プリントしたものを郵送し決裁することに時間もかかっており、改善できるポイントは多かったです。

資源の節減と業務の効率化を進めて、働きやすい仕組みづくり。

ペーパーレスを実現するためには、社内のワークフローを変更しなくてはいけません。すでにあった多様なワークフローを、それぞれの要件を決めたり改訂したりするところで苦労しました。手順をまとめた後の共有の段階でも、利用部署に対しての説明や理解を得ることが大変でした。2019年頃からこの取り組みを進めていますが、コロナウイルスの蔓延によりリモートワークが増えたことで、働き方の効率が注目されるようになり、ペーパーレス化の追い風になりました。資源の節減と業務の効率化を達成しながら、社員の働きやすい仕組みとなるように取り組んでいます。

業務の効率化の先に、ペーパーレスがある。

今後、まず目指していきたいと考えているのは、対象パートナーの拡大です。100％の達成が理想ですが、取引先の状況を考慮するとセキュリティ面など、どうしても不可能な場合もあるので、徐々に進めていけたらと思っています。現状は取引規模の大きなところから拡大しており、150社の協力を得ています。将来的には、小～中規模の会社へも拡大できるよう働きかけていきたいです。SDGsの観点からはペーパーレスが重要ですが、働く人のことを考えて、業務の効率化も併せて実現したいです。効率化を進めるにあたって、ペーパーレスは自ずと結果がついてくると考えています。

※掲載内容はSDGs TS report 2023作成時の情報です