契約更新案内のペーパーレス化
ソリューション展開部
加藤 麻衣子／辻本 浩久
コロナ禍のリモートワークで、手作業の業務を見直し。
これまでの契約更新案内は、紙で書類を送付し、お客様からの返送を確認するという、手作業の業務が発生していました。しかし、コロナ禍の影響で出社が難しくなり、お客様からもメールでのやり取りを希望する声が増加したことから、業務の改善が必要となってきました。そこで、会社のシステム改修のタイミングで、メールによる案内への切り替えを提案し、手作業で行なっていた業務をデジタル化するためのプロジェクトをスタートさせました。
社内システムの構築によって、業務の平準化も実現。
プロジェクトでは、お客様へのメール送付と契約更新案内データの作成を自動化する仕組みを社内システムに構築しました。お客様は送付されたメール内のアンケートフォームに回答するだけで、契約更新手続きが完了します。また、お客様からの回答は担当者に通知されるとともに担当チーム全員にも共有されるため、作業の属人化や見落としを防ぎ、業務の平準化も実現しました。これにより、熟練度の高い従業員に限定されていた業務を、若手従業員にも任せることが可能になりました。
ペーパーレス化で生まれた、さまざまなメリット。
今回のプロジェクトによって、ペーパーレスによる資源削減、業務効率化による生産性向上、働き方改革による柔軟な勤務体制の実現など、さまざまなメリットが生まれました。現在は一部のお客様を対象としたテスト運用をしている段階ですが、将来的にはすべてのお客様を対象とした、約1,500件以上の本格運用を目指しています。目標達成のために、引き続き、社内外の協力を仰ぎながらプロジェクトを進めていきます。
※掲載内容はSDGs TS report 2024作成時の情報です
